Selma – Intelligente Personalkoordination für effizienteres Gesundheitswesen

Warum Selma entwickelt wurde

In der Personalbesetzung des Gesundheitswesens ist die Koordination das Rückgrat des täglichen Krankenhausbetriebs. Wenn der Personalbedarf steigt und mehr Akteure beteiligt sind, werden Prozesse oft fragmentiert, unübersichtlich und ineffizient. Genau dieser Herausforderung standen wir gegenüber.

Wir analysierten einen Pflege-Personaleinsatzprozess, der Krankenhäuser, Personaldienstleister und Pflegekräfte über mehrere Stufen hinweg umfasste. Die Abstimmung von Schichtanfragen, die Suche nach passenden Agenturen und die Pflegekraftzuweisung basierten weitgehend auf manueller Kommunikation.

In einem Bereich, in dem Personalentscheidungen direkte Auswirkungen auf die Patientenversorgung haben, führen Verzögerungen schnell zu Engpässen. Statt kleiner Anpassungen entschieden wir uns für ein grundlegendes Umdenken des gesamten Workflows – so entstand Selma.

Selma vereint Krankenhäuser, Zeitarbeitsagenturen und Pflegekräfte auf einer strukturierten Plattform und optimiert Schicht-Matching, Zuweisung, Zeiterfassung per QR-Code, Abrechnung und Ausnahmebehandlung.

Herausforderungen aus der Praxis verstehen

Der bisherige Prozess umfasste viele Beteiligte, war jedoch fehleranfällig und aufwendig zu koordinieren:

Pünktliche Koordination ist im Gesundheitswesen unerlässlich. Jede Lücke im Matching oder in der Schichtausführung wirkt sich unmittelbar auf den Stationsbetrieb und die Pflegequalität aus.

Unser Ansatz – Fundiertes Verständnis vor der Entwicklung

Wir haben nicht nur eine weitere Benutzeroberfläche geschaffen, sondern jeden einzelnen Ablauf hinter den Personalprozessen detailliert untersucht: von der Erstellung der Schichtanfrage bis zur Abrechnung.

Unser Fokus lag dabei auf:

• Strukturierung der Workflows zwischen Krankenhäusern und Agenturen
• Entwicklung intelligenter Matching-Logiken für passende Personaldienstleister
• Vereinfachung der Pflegekraftzuweisung und Schichtkoordination
• Ausrichtung an den modernen Anforderungen des Gesundheitswesens

Dieser Ansatz stellte sicher, dass Selma nicht nur einfacher zu bedienen ist, sondern im Kern hochgradig verlässlich und skalierbar arbeitet.

Was Selma auszeichnet

Wie Selma das Personalmanagement transformiert

Selma unterstützt den gesamten Prozess lückenlos von Anfang bis Ende und vereint alle kritischen Funktionen in einem integrierten System:

• Klinik-Account- & Standortverwaltung
• Verwaltung und Priorisierung von Schichtanfragen
• Agenturauswahl und automatisiertes Matching
• Pflegekraftzuweisung und direkte Bestätigung
• Schichtverfügbarkeits- und Terminabstimmung
• QR-basierte Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle
• Automatisierte Rechnungserstellung

Wirkung und Ergebnisse

Durch die digitale Vernetzung des gesamten Vermittlungsprozesses erzielt Selma messbare Verbesserungen für alle Beteiligten:

• Deutlich schnellere Vermittlung passender Fachkräfte
• Drastische Reduktion manueller Telefon- und E-Mail-Absprachen
• Maximale Transparenz über Schichtstatus und Pflegekraftzuweisungen
• Optimierte Auslastung des vorhandenen Fachpersonals
• Ein verlässlicher, transparenter und strukturierter Gesamtprozess